Account payable là gì? Có lẽ khi hỏi cụm từ này thì chúng ta sẽ cảm thấy xa lạ, nhưng thực chất đây là một khái niệm khá quen thuộc đối với chúng ta từ kinh doanh cho đến cuộc sống đời thường. Vậy bạn có biết đó là khái niệm gì không nào? Hãy cùng chungkhoan.vn tìm hiểu bài viết dưới đây để rõ hơn nhé!
Account payable là gì?
Account payable, được viết tắt là AP tiếng việt được dịch là nợ phải trả. Có thể hiểu một cách đơn giản, đây là những khoản nợ không giống nhau mà doanh nghiệp bắt buộc phải trả trong một khoảng thời gian nhất định, bình thường sẽ là trong một năm.
Những khoản nợ này còn được gọi là khoản nợ ngắn hạn. Nợ ngắn hạn là thuật ngữ để chỉ một danh mục kế toán mà các công ty có phải trả lại toàn bộ số nợ đã vay cho các chủ nợ trong khoảng thời gian nhất định.
AP cũng đôi lúc được dùng để đặt tên cho một bộ phận nào đó trong công ty. Bộ phận AP của một tổ chức bất kì sẽ thường gánh chịu hậu quả quản lí và thanh toán những khoản nợ không giống nhau của doanh nghiệp cho chủ nợ hoặc nhà đầu tư bất kì.
Ngoài những điều ấy ra, thuật ngữ account payable cũng còn được sử dụng trong các hoạt động sinh hoạt của gia đình khi các gia đình cần phải chi trả các loại tiền các dịch vụ như: Tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại…..
Các khoản account payable trong doanh nghiệp
- Các khoản vay ngắn hạn.
- Trả nợ lâu dài đến hạn trả.
- Các khoản phải trả cho người bán, nhà quản lý phân phối và nhà thầu.
- Thuế, các khoản phải nộp theo các quy định của Nhà nước.
- Tiền phải trả cho người lao động.
- Chi phí phải trả.
- Tiền gửi ký quỹ, tiền gửi ngắn hạn.
- Các khoản phải trả ngắn hạn khác.
Điều kiện phương pháp đo lường Account Payable
1. Thời gian
Thời gian là các yếu tố then chốt các phương thức đo lường và chỉ rõ báo cáo tài chính. Dựa theo thời gian ghi công nợ như quý, ngày, tháng,…Công nợ theo thời điểm quá khứ, ngày ghi hóa đơn, ngày thanh toán các khoản nợ,…
2. Các tài khoản cần theo dõi
Bình thường toàn bộ các khoản accounts payable đều phải theo dõi. Tuy vậy, nhất là các tài khoản gần đến hạn thanh toán cần được lưu ý hơn. Nếu chậm thanh toán, hơn thế nữa với ngân hàng thì lãi suất tăng lên.
3. Nhà cung cấp
Mỗi doanh nghiệp thường có nhiều nhà sản xuất khác nhau. Vậy nên phải phân chia thành các khu vực hay theo cấp độ để quản lý đơn giản hơn.
4. Kênh mua hàng
Khách hàng mua hàng theo 2 kênh chính là kênh truyền thống, và trên kênh online.
5. Khu vực địa lý
Mỗi khách hàng hay nhà cung cấp nên chia theo khu vực địa lý để dễ dàng kiểm soát hơn. Hoặc nên chia theo nhân viên quản lý trực tiếp khách hàng khác.
Vai trò của payable accountant là gì?
1. Quản lý các khoản thu
Sẽ là người trực tiếp theo dõi, quản lý các khoản thu của công ty. Từ các khoản phải thu của khách hàng, ngân hàng đến cổ đông, nhân viên trong đơn vị làm việc.
Payable accountant cũng là người trực tiếp thu hồi các khoản công nợ trên, sau đó thực hiện kê khai các chứng từ liên quan và vào sổ sách phù hợp.
Ngoài những điều ấy ra, payable accountant cũng có vai trò theo dõi sự biến động tiền gửi của ngân hàng của doanh nghiệp cũng như theo dõi việc thanh toán bằng thẻ của khách hàng.
2. Quản lý các chi phí
Có vai trò trong xây dựng kế hoạch thanh toán các khoản nợ của công ty hàng tuần, hàng tháng, hàng quý một cách hợp lý và trực tiếp thanh toán bằng tiền mặt hoặc thông qua ngân hàng.
Payable accountant cũng là người chủ động liên lạc và làm việc với các đối tác trong trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo hoặc không thể thực hiện.
Những nghiệp vụ phổ biến như đối chiếu công nợ, kiểm tra hóa đơn, xem xét phiếu đề xuất thanh toán,… Nhằm đảm bảo tính chuẩn xác trước khi thực hiện thanh toán.
Ngoài ra còn theo dõi thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến các chi phí nội bộ như số tiền bỏ ra mua hàng, nhập nguyên liệu, các khoản chi về khoản lương,…
3. Kiểm soát các hoạt động thu ngân
Trực tiếp nhận những chứng từ có liên quan từ bộ phận thu ngân để kiểm soát các hoạt động một cách chặt chẽ. Kiểm tra tính hợp lý, sự hợp lệ của các chứng từ được gửi về.
4. Theo dõi và quản lý quỹ tiền mặt
Làm việc với thủ quỹ thu và chi theo đúng quy định. Liên kết với thủ quỹ để đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ vào cuối ngày. Lập các báo cáo, in sổ sách tồn quỹ báo cáo cho bạn giám đốc
Nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận sau đó kiểm tra nội dung, điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
Thêm mã khách hàng, mã nhà phân phối mới vào Solomon đối với khách hàng mới. Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà phân phối có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi.
Vào mã hợp đồng trong phần mềm quản lý tài chính kế toán để theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng.
5. Kiểm tra công nợ
Khách hàng mua hàng theo từng đề xuất và dựa trên hợp đồng nguyên tắc bán hàng đã ký, kiểm tra giá trị hàng mà khách hàng ước muốn mua, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán mà công ty chấp thuận cho từng khách hàng.
Kiểm tra chi tiết các công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, và báo cho bộ phận kinh doanh, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên.
Và kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà sản xuất, từng bộ phận theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn, số tiền PP và báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên.
Tổng kết
Trên đây là bài viết của mình về account payable là gì? Hy vọng từ đây bạn sẽ có thêm những hiểu biết về khái niệm cũng như những điều cần biết xung quanh khái niệm này. Nếu như trong quá trình tham khảo bạn có thể để lại một bình luận để chúng ta cùng giải đáp nhé!
Xem thêm: Hướng dẫn mở tài khoản chứng khoán Vietcombank nhanh nhất 2021
Thanh Xuân – Tổng hợp, bổ sung
